Meine Woche bzw. meinen Tag im Voraus zu planen, hat alles verändert. Der Berg an offenen Aufgaben wird zum überschaubaren Haufen. Ich habe meine Termine im Blick und bin flexibel genug, um auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Ich bin weniger überfordert und schlafe besser, weil ich meine Gedanken niedergeschrieben habe. Das klingt zu schön, um wahr zu sein?
Keineswegs! Alles, was du dafür brauchst, ist ein leeres Notizbuch und einen Stift. Für den Einstieg in die Planungsroutine genügt auch ein herkömmlicher Planer mit vorgefertigten Layouts wie zum Beispiel dieser hier: Ein guter Plan Terminkalender (undatiert)*
Das Beste: Die Bullet-Journal-Methode lässt sich wunderbar mit sämtlichen Zeitmanagement-Techniken kombinieren, die du vielleicht bereits kennst. Ob Salami-Technik, Prioritäten setzen oder Time Blocking, all das ist mit dem Bullet Journal möglich. Aber kein Muss! Du entscheidest selbst, was und wie du nutzt. Manches musst du einfach ausprobieren. Auch den Tag zu planen, kann sehr unterschiedlich aussehen. Ich zeige dir zwei Möglichkeiten, die sich für mich bewährt haben.
1. Tag planen mit Wochenübersicht
Ausgangspunkt ist bei mir immer die Wochenübersicht. Hier habe ich die gesamte Woche im Blick und kann vorab die wichtigsten Aufgaben auf die einzelnen Wochentage verteilen z. B. Was sagt der Putzplan? In eine separate Spalte kommen die Aufgaben, die kein bestimmtes Enddatum haben und während der Woche erledigt werden sollten. Das klingt alles sehr nach Wochenplanung, richtig?
Da hast du recht! Um den Tag zu planen, muss ich abschätzen, wie viel Zeit ich an diesem Tag habe. Um bei der Hausarbeit zu bleiben: An einem Tag mit Nachmittagsbeschäftigung habe ich keine Lust, das Bad zu putzen. Logisch, oder? Hier halte ich mich an folgendes:
Eine große oder zwei kleine Aufgaben pro Tag
Für eine große Aufgabe plane ich dabei bis zu 30 Minuten ein, eine kleine Aufgabe darf max. 5 bis 10 Minten dauern. Auf diese Weise vermeide ich Überforderung. Idealerweise erledige ich diese Aufgabe dann gleich morgens als Erstes getrau dem Motto von Gary Tracy Eat that frog*
Im Laufe der Woche füllt sich die Wochenübersicht mit weiteren Aufgaben
Jeder Kasten gibt mir Platz, um weitere Aufgaben zu ergänzen. Das können Dinge sein, die mir spontan einfallen. Zum Beispiel morgens beim Blick auf die Wochenübersicht, während ich in Gedanken einmal den Tag im Kopf durchspiele. Oder ich trage abends Dinge nach, die ich tatsächlich an diesem Tag erledigen konnte.
- Vorteil: Termine und Aufgaben pro Wochentag stehen beisammen. Die „Auslastung“ ist schneller ersichtlich. Das ist wichtig. Schließlich wollen wir viel, aber nicht zu viel erledigen!
- Nachteil: Der Platz pro Tag ist begrenzt. Nicht alle Aufgaben, die tatsächlich ich erledigen konnte, finden ihren Weg ins Bullet Journal. Das Gefühl, alles erledigt zu haben, bleibt aus!
2. Kompakte Wochenübersicht mit Daily Logs
Hier kommt das zweite Layout ins Spiel. Dabei handelt es sich um eine kompakte Wochenübersicht, die ausschließlich Termine enthält sowie die wöchentliche Aufgabenliste. Dieser Ansatz konzentriert viel stärker auf die Tagesplanung als auf die Woche.
Die zweite Seite neben der Wochenübersicht bietet viel Platz für die täglichen ToDos.
- Vorteil: schnell angelegt auf einer Seite, mehr Platz für Aufgaben pro Tag auf der anderen
- Nachteil: weniger Platz für Termine, was die vorausschauende Wochenplanung wird erschwert.Termine stehen nicht zusammen. Tendenz: Zu viele ToDos an einem Tag
Letzteres passiert mir vor allem dann, wenn ich das Daily als Brain Dump benutze. Das heißt ich schreibe ToDos auf, um die ich mich noch kümmern möchte, weil ich es z. B. letzte Woche nicht geschafft habe, oder einfach um den Kopf frei zu kriegen. Hier findest du eine Erklärung zu allen Begriffen, die du als Einsteiger kennen solltest
Wie Daily Logs richtig funktionieren, erfährst du in diesem Video:
Du siehst: Ich habe auch noch nicht die „perfekte“ Tagesplanung gefunden. Das ist ok, denn niemand ist perfekt. Auch ich probiere gerne immer wieder neue Layouts aus, passe diese an meine Bedürfnisse an oder lasse mich von anderen inspirieren.
Im Test: die Fail List und eine neue Wochenübersicht
Instagram ist derzeit meine Inspirationsquelle No. 1. Dort habe ich zwei Layouts entdeckt, die ich im November ausprobieren werde. Zum einen die sogenannte Fail Liste.
Für diesen Test habe ich auf Schmierpapier zurückgegriffen
Hier kommen diejenigen Aufgaben drauf, die am Ende einer Woche noch offen sind. Bevor ich diese mit einem Pfeil von einem Tag zum nächsten schiebe, schreibe ich die unerledigten Aufgaben auf diesen Zettel. Der Zettel wandert dann ebenfalls von Woche zu Woche. So bleibt mehr Platz für die eigentliche Planung. Am Ende des Monats bewerte ich die übrig gebliebenen Aufgaben neu: Ist mir das wirklich wichtig? Wenn nicht, einfach streichen! Der Zettel kommt anschließend in die Froschtasche, also die Tasche ganz hinten im Notizbuch.
Neues Layout im November
Zum anderen werde ich eine neue Wochenübersicht ausprobieren mit noch mehr Platz für die einzelnen Wochentage. Ich halte euch auf dem Laufenden. Alle Layouts findet ihr auch auf meinen Instagram-Kanal @mamaliebtlisten
Wann ist der richtige Zeitpunkt den Tag zu planen?
Wenn du es schaffst, dann nimm dir vor dem Schlafengehen 5 Minuten Zeit, um zu reflektieren und den nächsten Tag zu planen. Das ist auch der richtige Moment, um ein paar besondere Momente festzuhalten oder deine Tracker auszufüllen. Du wirst sehen, mit weniger Gedanken im Kopf schläft es sich gleich viel besser.
Ich gebe zu, auch ich schaff es nicht immer am Abend vorher, meinen Tag zu planen. Spätestens am Morgen desselben Tages ergänze ich die Punkte, die heute noch anstehen, bevor es los zum Kindergarten und auf die Arbeit geht. Auf diese Weise kann ich mich viel besser auf den Tag konzentrieren und muss mich nicht ständig daran erinnern, was noch alles ansteht.
In meinem Kopf ist Platz für den Tag. Mein Notizbuch hält alles andere für mich fest.
Routine, Routine, Routine…
Egal ob abends oder morgens, in beiden Fällen spiele ich gedanklich den Tag einmal durch. So fällt mir sofort auf, ob der Ablauf stimmig ist oder nicht. Außerdem plane ich ein Zeitfenster für meine täglichen Gewohnheiten ein, die ich in meinen Habit Tracker verfolge.
Das kann wie folgt aussehen: Wann und wo kann ich eine Runde spazieren gehen oder muss ich es mit dem Gang zum Altglas Container verbinden. Spielt das Wetter mit? Oder ist ein Workout drinnen angesagt? Wie viel Zeit kann ich mir dafür nehmen? Das ist zumindest der Plan. Falls das Leben nicht dazwischen funkt…
Zu guter Letzt, möchte ich dich vor allem ermutigen, es selbst einmal auszuprobieren. Traue dich und fange einfach an. Du kannst nichts falsch machen, nur dazulernen! Auch wie du erfolgreich neue Routinen aufbaust. Meine besten Tipps dazu findest du hier.
Noch schneller geht es mit meiner Habit-Tracker-Vorlage inkl. Cheat Sheet. Die einfachste Methode, um langfristig neue Routinen zu etablieren.
In meiner Reihe „So plane…“ zeige ich dir außerdem, wie ich meinen Monat, meinen Woche und besondere Anässe wie Ostern, Weihnachten, einen Kinder-Geburtstag oder meinen Sommerurlaub plane. Schau vorbei! Ich bin gespannt auf dein Feedback.
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