Der Titel könnte auch lauten Wie ich Dinge geregelt kriege* passend zum gleichnamigen Buch von David Allen. Es war das erste Buch, das ich auf Blinkest gelesen bzw. als Zusammenfassung gehört habe, lange bevor meine Tochter geboren wurde. Damals hat es meine Art im Büro zu Arbeiten völlig verändert. Auch zu Hause hatte ich einen besseren Überblick. Erfahre in diesem Beitrag warum es sinnvoll ist, sich voll und ganz auf eine Sache zu konzentrieren und sich nicht ablenken zu lassen – auch wenn unsere Gesellschaft Multitasking als lobenswerte Eigenschaft feiert – und was du stattdessen tun solltest.
Beispiel aus dem Büroalltag: Du schreibst eine E-Mail, das Telefon klingt, ein Kollege kommt und muss dringend etwas mit dir besprechen. Du hörst auf zu schreiben, nimmst den Hörer in die Hand und signalisierst deinem Kollegen, dass du gleich Zeit für ihn hast. Halbherzig hörst du dem Anrufer zu. Schließlich willst du den Kollegen nicht allzu lange warten lassen. Bis du zu deiner E-Mail zurückkommst, hast du völlig vergessen, was du eigentlich schreiben wolltest.
Multitasking ist ein Mythos
In ihrem Buch The One Thing* von Gary Keller und Jay Papasan greifen die Autoren das Thema ebenfalls auf: Sie erklären, dass der Begriff Multitasking in den 60er Jahren für Computer entwickelt wurde, die tatsächlich etwas gleichzeitig tun können.
Doch so arbeitet das Gehirn nicht. Es springt hin und her statt tatsächlich etwas gleichzeitig zu tun. Die Aufmerksamkeit wird geteilt. Ein einfaches Beispiel: Autofahren und Telefonieren. Das mag gut gehen, solange wir die Strecke kennen. Aber sobald etwas Unvorhersehbares passiert z.B. ein Stauende oder eine gesperrte Ausfahrt, werden wir es im schlechten Fall zu spät bemerken, im besten Fall unseren Gesprächspartner am Telefon bitten müssen, das eben gesagte zu wiederholen.
Single Tasking statt Multitasking: so funktioniert’s
Wir haben gelernt: Unsere Gedanken springen hin und her. Zu wirklichem Multitasking ist unser Gehirn aus biologischer Sicht überhaupt nicht im Stande. Um konzentriert bei der Sache zu bleiben und sich auch nicht ablenken zu lassen, müssen wir im Weiteren definieren, WAS zu tun ist. David Allen schlägt dazu folgende Formel vor: Ziel → Projekt → Aufgaben
1. Ziele definieren und daraus ein Projekt machen
Ziele und Projekte zu unterscheiden, ist manchmal nicht ganz einfach. Im Beruf werden Ziele samt dazugehörigem Projekt meistens vorgegeben. Da ich mich hauptberuflich um Webseiten kümmere, ist jede Webseite ein eigenes Projekt. Hier sammele ich kleinere Aufgaben, die Kollegen mir zuweisen. Änderungen, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, mache ich zu eigenen Projekten, um einen besseren Überblick über die einzelnen Etappenziele zu haben. Zu diesen Etappenzielen oder auch Meilensteine gehören wiederum mehrere Aufgaben(pakete).
Privat könnte das wie folgt aussehen: Eines meiner Ziele ist z.B. ein entspanntes Weihnachtsfest. Warum? Weil ich die Zeit mit der Familie genießen möchte. Diese Frage solltest du NIEMALS überspringen, denn das WARUM ist dein Antrieb. Deine Motivation, wenn du mal einen Durchhänger hast. Mehr dazu in meinen Beitrag Routinen entwickeln: 10 einfache Tipps für deinen Alltag. Das Ziel „Entspanntes Weihnachtsfest“ setzt sich dann aus folgenden Teilprojekten zusammen: Weihnachtsessen, Weihnachtsgeschenke, Weihnachstdeko etc.
2. Projekte in machbare Aufgaben zerlegen
Einer der häufigsten Fehler, den wir alle gerne machen: Die Aufgabe ist zu „groß“ ist, dass wir nicht wissen, wo wir anfangen sollen. Das lähmt uns! Das führt zu Prokrastination, umgangssprachlich auch Aufschieberitis genannt. Besser: Große Aufgaben in kleine, machbare Schritte zerlegen. Im Zeitmanagement nennt man das auch die Salami-Taktik: Immer ein Stück nach dem anderen! Die einzelnen Aufgaben sollten überschaubar sein und nicht länger als 10 bis 30 Minuten in Anspruch nehmen. Ansonsten weiter zerlegen oder größere Zeitfenster dafür einplanen.
Das könnte am Beispiel „Entspanntes Weihnachtsfest“ es wie folgt aussehen.
Weihnachtsgeschenke
- Ideen sammeln, eine Liste pro Person
- Preise checken
- Angebote / Rabttcodes heraussuchen
- Geschenke bestellen bzw. besorgen
- Geschenkpapier überprüfen, ggf. besorgen
- Geschenke verpacken
- etc.
Weihnachsdeko
- Kiste aus dem Keller holen
- Bestand überprüfen: Wo soll was hin? Was fehlt?
- Weihnachsdekoration gezielt ergänzen z.B. Türkranz
- Türkranz aufhängen
- Fenster dekorieren
- Weihnachtsbaum besorgen
- Weihnachtsbaum aufstellen
- Weihnachtsbaum dekorieren
Du siehst: Schritt für Schritt kommst du deinem Ziel etwas näher. Du kannst jeden Tag etwas abhaken. Keiner erwartet, dass du alles auf einmal machst und vor allem NICHT allein! Lass dir helfen. Dein Partner, die Großeltern oder der Babysitter kann bestimmte Aufgaben übernehmen bzw. dir zumindest Freiraum verschaffen, damit du dich ungestört deinen Aufgaben zu widmen kannst. Einige Aufgaben lassen sich auch hervorragend bündeln. So sparst du doppelt Zeit und kriegst mehr Dinge geregelt – ganz ohne Multitasking!
Ablenkungen vermeiden mit diesen simplen Tipps
Um nicht doch wieder in die Multitasking-Falle zu tappen, blende alles aus, was dich ablenken könnte d.h. Geräuschkulisse reduzieren, andere Reize abstellen. Das gilt im Büro und wie Zuhause
- Tür zu! Das sendet ein eindeutiges Signal an die Kollegen. Daheim in einen anderen Raum zurückziehen, vorher Kinder und Partner vorwarnen
- alternativ Kopfhörer auf mit entspannender Musik (z. B. im Großraumbüro) Das mache ich besonders gerne. Dann komme ich richtig in den Flow. Keine ablenkenden Gespräche der Kollegen oder Telefonate zum Hören
- E-Mail-Programm oder Messanger aus, zumindest aber die Benachrichtigungen. Handy aus der Hand bzw. außer Sichtweite. Meines habe ich meistens in einem anderen Raum oder im Büro den ganzen Tag in meinem Rucksack
- Kollegen, Partner & Kinder gezielt warten lassen. Das ist die schwierigste Übung von allen, aber erlernbar. Die Aussicht: Win-Win-Situation alle Parteien, denn von ungeteilter Aufmerksamkeit profitieren alle.
Zurück zur Situation im Büro, nachdem du das eben Gelernte anwendet: Du schreibst eine E-Mail, das Telefon klingt, ein Kollege kommt herein und muss dringend etwas mit dir besprechen. Du stellst das Telefon lautlos. Du wirst zurückrufen. Du informierst den Kollegen, dass du erst die E-Mail beendest. Du klickst auf „absenden“ und widmest dich anschließend mit voller Aufmerksamkeit deinem Kollegen
Ein riesiger Unterschied nicht wahr! Die neue Arbeitsweise wird nicht jedem gefallen und gerade die Kollegen haben lange gebraucht, um zu verstehen, dass ich nicht mehr sofort alles stehen und liegen lassen. Ja, es gibt auch weiterhin Tage, an denen mir alles über den Kopf wächst. Doch dann nehme ich mir die Zeit und ordne meine Gedanken, Ziele und Aufgaben.
Bücher zum Thema
P.S. Diese Vorgehensweise lässt sich wunderbar mit Ryder Carolls The Bullet Journal Method* verbinden. Hier plane ich meine Woche und schreibe ich meinen To-Do Listen für jeden Tag, um direkt loszulegen. Mehr zum Thema Bullet Journaling findest du hier.
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